速調(diào)取已畢業(yè)或正在就讀的學(xué)生檔案。但是，文檔的記錄保存可以說(shuō)是一個(gè)困難且耗時(shí)的過(guò)程。紙質(zhì)文件價(jià)格昂貴，數(shù)字存儲(chǔ)成本也很高，再加上每個(gè)校園有成千上萬(wàn)的學(xué)生，可以說(shuō)，保存學(xué)生檔案記錄確實(shí)不是一件容易的事。

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如何安全、數(shù)字地存檔學(xué)生記錄？把難題交給福昕高級(jí)PDF編輯器解決吧！

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不同的學(xué)生記錄類(lèi)別

教育記錄根據(jù)各個(gè)文檔的內(nèi)容分為獨(dú)立的類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別都有不同的學(xué)生文檔，并有各自的保留時(shí)間表。以下列出的是普通教育記錄及其相應(yīng)的保留時(shí)間表：

01

強(qiáng)制性永久學(xué)生記錄-永久保留

※? 學(xué)生證件※??上學(xué)日期，畢業(yè)/離校日期※??學(xué)術(shù)記錄（課程成績(jī)，健康免疫）

02

強(qiáng)制性臨時(shí)學(xué)生記錄–保留3年

※??健康/特殊教育信息※??進(jìn)度報(bào)告，標(biāo)準(zhǔn)化考試成績(jī)，語(yǔ)言培訓(xùn)※??父母的授權(quán)或限制

03

允許的學(xué)生記錄–保留6個(gè)月后

※? 老師/輔導(dǎo)員等級(jí)
※??標(biāo)準(zhǔn)化考試成績(jī)（3歲以上）※??行為報(bào)告（出勤，紀(jì)律）
以上便是必要的保留時(shí)間表，我們可以在存儲(chǔ)之前優(yōu)化每個(gè)特定文檔來(lái)達(dá)到提高效率和節(jié)省成本的目的。

如何準(zhǔn)備存儲(chǔ)記錄

在將學(xué)生記錄進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)之前，學(xué)校需要適當(dāng)?shù)鼐庉嫼徒M織文檔，讓我們可以在需要時(shí)檢索任何學(xué)生信息。借助福昕PDF文檔解決方案，學(xué)校可以將紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，將數(shù)字文件壓縮為較小的尺寸，使文檔可進(jìn)行文本搜索（OCR），編輯機(jī)密信息，密碼保護(hù)，索引和存檔，以便在需要時(shí)輕松檢索。方法如下：

01

轉(zhuǎn)換為PDF / A

PDF / A是一種PDF格式，用于通過(guò)以通用格式存儲(chǔ)文檔來(lái)保存文檔。作為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）的PDF格式，這可確保文檔在所有平臺(tái)上保持其原始布局（即，所有圖像，文本和鏈接均保留在原位）。對(duì)于希望線(xiàn)下訪問(wèn)和共享文檔的學(xué)校，與其他文檔文件格式（例如Word）相比，這種ISO標(biāo)準(zhǔn)的文檔格式更加可靠。

02

縮小文件尺寸

借助福昕高級(jí)PDF編輯器，學(xué)?？梢栽诓桓淖冑|(zhì)量的情況下獲取學(xué)生的記錄文件并將其壓縮為較小的文件大小。福昕PDF技術(shù)可將存儲(chǔ)大小減少50％或更多，從而大大降低存儲(chǔ)成本。

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03

使用OCR技術(shù)使文檔可以文本搜索

當(dāng)涉及到教育記錄時(shí)，必須能夠檢索正確的學(xué)生信息。很多時(shí)候，即使是PDF格式，掃描的文檔也無(wú)法進(jìn)行文本搜索。借助福昕高級(jí)PDF編輯器，學(xué)?？梢赃\(yùn)行OCR以自動(dòng)使文檔可文本搜索，并輕松地在每條學(xué)生記錄中查找信息。

04

添加，刪除和編輯元數(shù)據(jù)

學(xué)生記錄按自己的保留時(shí)間表分為不同的類(lèi)別。對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，通過(guò)查看文檔的元數(shù)據(jù)來(lái)查詢(xún)何時(shí)創(chuàng)建了記錄，以及由誰(shuí)來(lái)跟蹤文檔的保存時(shí)間很重要。使用福昕高級(jí)PDF編輯器，用戶(hù)可以在其文檔上創(chuàng)建，編輯和刪除元數(shù)據(jù)，以確保清楚地顯示文檔的創(chuàng)建時(shí)間或更改時(shí)間以及創(chuàng)建者。

05

合規(guī)性和安全性

學(xué)校要防止其學(xué)生信息的傳播，確保學(xué)生的隱私權(quán)得到保護(hù)。對(duì)于學(xué)生記錄，在發(fā)送文檔之前確保某些機(jī)密信息受到保護(hù)很重要。借助福昕高級(jí)PDF編輯器，學(xué)?？梢暂p松地編輯其文檔，并永久覆蓋/刪除可見(jiàn)的信息，例如名稱(chēng)，地址和聯(lián)系方式。學(xué)校也可以設(shè)置密碼限制，防止查看，編輯或打印其文檔，當(dāng)然也可以授予固定權(quán)限以供查看文檔。

福昕高級(jí)PDF編輯器下載鏈接：

https://pdfeditor.foxitoffice.cn/

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